Antes de empezar a dialogar sobre el tema propuesto definiremos claramente el significado de la palabra tiempo, teniendo que su origen proviene del latín tempus, la cual sirve para nombrar a una magnitud de carácter físico que se emplea para realizar la medición de lo que dura algo que es susceptible de cambio, es decir, cuando una cosa pasa de un estado a otro, este cambio es advertido por un observador, siendo ese periodo cuantificable.
La Administración del Tiempo podríamos definirlo como una manera de ser y una forma de vivir, esto quiere decir que podríamos considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos que en este caso los gerentes cuentan, puesto que lograrían realizar actividades diversas en el día, sin que una de ellas afecte a las otras, esto lo hace eficaz ya que a cuanto más ordene su tiempo, podrá conseguir mejores resultados. Toda administración implica una determinada personalidad de un Gerente o Ejecutivo, por eso en muchos casos decimos que “Administrar el tiempo es administrar la vida; malgastar el tiempo es malgastar la vida”, toda vez que la administración del tiempo implica un reflejo de la personalidad, es por eso que muchos analistas responden con esta frase a diferentes gerentes que les solicitan su ayuda “Dime cómo gastas tu tiempo y te diré quién eres”. El buen uso del Tiempo exige planear igualmente nuestro futuro mediato (objetivos a largo plazo) y nuestro futuro inmediato (objetivos a mediano y corto plazo).
Una de las claves para ver al tiempo como un recurso, es sacarlo del análisis convencional y ponerlo como parte de la visión estratégica a ser gestionado. El potencial del mismo se empieza a visualizar cuando desde aquella visión empezamos a entender que en definitiva cualquier servicio y/o producto que comercializamos va estar relacionado con las horas de las personas y/o equipos utilizados en dichos procesos influenciando así sobre el costo de dicho producto y/o servicio. Por lo que cualquier pérdida de tiempo o mala administración de dicho recurso impacta directamente en nuestros ingresos y por ende en el futuro del negocio.
Sobre ello, Jack Fleitman complementa indicando, que la administración del tiempo se debe conceptuar como una forma de vivir, dado que en la actualidad se puede considerar al tiempo como el recurso mas importante y críticos para los gerentes, en ese sentido estableció estas recomendaciones:
• Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.
• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias de los ejecutivos.
• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
• No se puede atrapar, detener o regresar y mucho menos comprar.
• Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado de efectividad.
A ello agrega, que la realidad respecto los problemas más comunes que tienen la mayoría de los ejecutivos para administrar el tiempo son de la siguiente manera:
• Los estimados de tiempo que suponen van a necesitar para una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones, son irreales y son parte de los desperdiciadores de tiempo más comunes.
• La escasez del tiempo generalmente resulta de una mala administración o una carga de trabajo mal planeada y distribuida.
Es así que ahora pasaremos a revisar algunas estrategias para optimizar al máximo el tiempo de un Gerente, siendo estas las que a continuación detallo:
Establecer claramente metas y objetivos.
Sin objetivos claros y definidos es imposible clasificar actividades y determinar prioridades, siendo estas necesarias para valorar el tiempo empleado.
Organizar y programar todas las actividades
Definir claramente los objetivos y prioridades, siendo importante en la administración del tiempo, sin embargo para que resulte exitoso debe existir una programación cuidadosa de actividades.
Delegación Eficaz
La delegación es una de las herramientas más útiles para lograr más fácilmente la administración del tiempo. Podemos definirlo como el acto de transferir autoridad, responsabilidad y rendición de cuentas de una persona o grupo a otra, facilitando de esta manera el trabajo del líder, aumentando la productividad en la empresa, a la vez que ayuda en la formación de nuevos líderes.
Controlar las Interrupciones
Las interrupciones son elementos que ocasionan perdida de tiempo, ejemplo: llamadas telefónicas, visitas sin previa cita; siendo que si fueran llamadas telefónicas un gerente puede apoyarse en su secretaria.
En la Biblia se cita a San Pablo enfatizando sobre este tema al escribir lo siguiente: “Así que cuidado como viven ustedes, sean sabios, no ignorantes, aprovechen bien el tiempo, porque los días son malos.” (Efesios 5:15-16). Elena G. De White comentando estos textos declara “Se nos amonesta a redimir el tiempo. Pero el tiempo desperdiciado no puede recuperarse jamás. No podemos hacer retroceder ni un solo momento.La única manera en la cual podemos redimir nuestro tiempo es aprovechando lo más posible el que nos queda.”
